¿Por qué BI es mucho mas que solo una herramienta de reportes?

Uno de los pensamientos más antiguos y erróneos sobre la inteligencia empresarial es que se trata de una herramienta glorificada para la elaboración de informes analíticos. Cuántas veces hemos escuchado la molesta pregunta: «oh, ¿por qué no usas Excel para eso?».

No es por desacreditar el poderoso potencial de Excel, pero no es ni remotamente lo mismo.

Los que estamos en la industria del BI hemos hecho nuestro caso y sabemos que hay mucho más en el BI que simplemente informar de una manera «sexy». Casi hemos convertido en nuestro trabajo a tiempo parcial el corregir todos los aspectos de este concepto erróneo y mostrar todo el valor de una implementación de BI bien hecha.

Este artículo debería empezar a ayudarle a combatir las generalizaciones en las que el BI ha sido simplemente degradado a una «herramienta de informes». Los puntos expuestos a continuación demostrarán cómo el BI va más allá de una categoría y realiza cambios profundos en cualquier organización, proporcionando una herramienta de mejora continua que impulsa la calidad de los datos, maximiza el potencial de su fuente de ERP e impulsa la autosuficiencia informativa.

1. Priorizar y mejorar la calidad de los datos

Después de casi cualquier implementación de BI, las organizaciones se dan cuenta rápidamente de que sus análisis de BI apenas coinciden con los antiguos. Es casi imposible evitarlo dada la complejidad de algunos sistemas fuente. Luego abren sus cuadros de mando y descubren que la calidad de los datos es un verdadero problema cuando los bonitos cuadros de mando que esperaban no parecen tan glamurosos o útiles.

Esto sugiere que la gente suele hacer toneladas de trabajo extra en la exportación de la información de los sistemas de origen debido a la mala calidad de los datos. Esto no les permite generar el análisis que necesitan y la mayoría de las veces se ven obligados a limpiar/transformar/homologar/integrar/complementar los datos manualmente. Estoy seguro de que muchos de ustedes han estado en esta situación y saben que en algunos casos este proceso de limpieza y validación lleva semanas o incluso meses.

Para solucionar este tipo de problemas, BI nos dirige a realizar varios cambios. Esto no sólo ayuda a limpiar los datos, sino que también proporciona a la organización una cultura de responsabilidad para sus futuras entradas de datos.

Aunque el BI por sí solo no pretende ser una solución integral de calidad de datos, nos da ciertas herramientas que permiten un elevado sentido de «limpieza» de los datos. Los atributos de los clientes en blanco, las relaciones y los miembros erróneos o ausentes, las claves nulas o ausentes, la elaboración de perfiles de tablas y columnas y la detección de claves duplicadas son ejemplos de las muchas maneras en que BI puede ayudarle a exponer sus problemas de calidad de datos y ponerle en el camino de intentar solucionarlos.

Img 1.1

Por ejemplo, en la imagen 1.1, vemos que no se valida el género cuando se registra un cliente, por lo que tendremos que actualizar los datos de los clientes existentes y asegurarnos de que toda la información de los nuevos clientes está completa para poder realizar el análisis de género y ventas.

2. Mejoras en ERP, CRM y otros sistemas de origen

Una vez que una organización empieza a utilizar el BI, sus necesidades de información empiezan a crecer y comienzan a liberar el potencial que hay detrás de suministrar datos precisos a los usuarios de la empresa para tomar decisiones más astutas. En muchos casos se dan cuenta de que la solución ERP existente se implementó bajo un enfoque operativo más que estratégico, y ahora se siente relativamente incompleta en retrospectiva. Básicamente, los usuarios pueden haber estado recopilando e introduciendo datos en el sistema de origen del ERP sin saber lo que una serie más completa y rica de puntos de datos podría producir en un nivel de análisis más granular.  Debido a esto, los campos, procesos y módulos que no se están utilizando y que parecían no tener sentido a primera vista, ahora empiezan a tener más y más sentido cuando una organización intenta analizar un nuevo cuadro de mando o panel de control. Sí, la retrospectiva siempre es 20/20, pero a diferencia de los efectos negativos de una mala crianza de los hijos, por ejemplo, se puede cambiar mucho para mejorar la fuente y tener un impacto positivo en la utilidad y el detalle de la capa de BI para sus usuarios. Así, de esta manera, se descubren nuevas áreas de mejora dentro de nuestro ERP, ayudándonos a maximizar el uso de nuestra solución ERP para aprovechar nuestra inversión previa. Las organizaciones crearán una cultura de mejora continua de la información y probablemente su solución de BI será la piedra angular de este cambio.   Al darse cuenta del uso adecuado del BI y de lo beneficiosa que puede ser la recopilación reflexiva de datos en todas las divisiones y departamentos, los empresarios dejarán de ver su organización como un montón de pequeñas unidades de negocio independientes de la información que rara vez hablan entre sí en el mismo idioma. Ahora se considerarán una gran entidad completa en la que la información entre las unidades de negocio debe fluir y tener sentido de forma sencilla, y conectarse al ERP.

Img 1.2

Cuanto mejores datos de entrada tengamos, mejor será nuestro BI. Img 1.2 no permitirá ningún análisis interesante de los clientes. Img 1.3 proporcionará mejores datos para crear informes regionales o informes de vendedores, por ejemplo. El BI puede descubrir las deficiencias del ERP.

3. Cultura de autoservicio

Seamos sinceros: antes del BI, los análisis basados en informes de cualquier organización estaban limitados por la capacidad de sus empleados para transformar los datos en información integrada y consumible. Los informes trimestrales solían entregarse a mitad del trimestre siguiente y parecían bastante inútiles para una toma de decisiones ágil. Además, piense en una organización que utiliza más de un sistema y cada sistema utiliza su propia base de datos de clientes (algo que es alarmantemente muy común), y necesitan analizar la información integrada de cada cliente. Esto será un enorme dolor de cabeza para todos los involucrados. Ahora imagine que este tipo de informe se necesita mensualmente… Me detendré aquí, porque todos ustedes saben a dónde voy con esto. El BI no le liberará necesariamente del duro trabajo de estandarizar los datos, pero fundamentalmente le facilitará el trabajo a largo plazo y será una tarea de una sola vez. Después, ya está hecho. Los informes mensuales estarán listos el primer día del mes siguiente. Puede parecer que nos estamos refiriendo a los informes (lo cual es contrario al objetivo de este artículo), pero es mucho más que eso.  Después de una implementación exitosa de BI, todos estos procesos artesanales que consumen mucho tiempo deberían ser idealmente automatizados, de modo que cada usuario con sólo un poco de conocimiento de la herramienta de BI a mano será capaz de crear casi todos los informes que necesitará. La formación de un proveedor de BI también ayudará a promover el conocimiento y a generar una mayor autosuficiencia.  Esta cultura de autoservicio limitará significativamente las solicitudes que se hacen al departamento de TI para generar informes, de modo que ahora pueden centrarse en otras cosas y los usuarios de estos informes pueden sentirse menos como una carga. Las personas deben estar facultadas para interactuar con los datos en un entorno fácil de usar, creando los informes que realmente necesitan y no lo que otra persona entendió que necesitaba. La productividad también aumenta al repartir la carga de trabajo entre las unidades de negocio. El BI tiene la flexibilidad de comunicar el mismo conjunto de información de varias maneras, y esto permite al usuario encontrar la forma más eficiente de compartir la información y contar la historia del rendimiento de su negocio. No se limita a dos o tres tipos de gráficos o a una simple tabla. El BI permitirá a los usuarios profundizar, desglosar, desglosar, interactuar con los recursos, cambiar el punto de vista de cliente a cliente, comparar los pedidos de venta con los de compra con unos pocos clics y utilizar una línea de tiempo para ver cómo van las tendencias, etc. La información será la misma y se podrá encontrar en las fuentes de datos, pero con una disposición diferente; una multidimensional. Esto permite un consumo de información autogestionado, rápido y sencillo.

Img 1.4 en la imagen 1.4 encontramos un «cubo de información». No es más que una representación visual de cómo están dispuestos los datos y pueden ser analizados por la solución de BI. Podemos extraer una información y estudiarla desde varios puntos de vista en función de nuestras necesidades.

Conclusión

Como hemos visto, el BI está lejos de ser sólo una herramienta para la elaboración de informes habituales. A corto plazo, una solución de BI bien implementada nos ayuda a descubrir inmediatamente los errores de datos, los validadores que faltan, la inconsistencia de los datos y mucho más. A medio plazo, cambiará la forma en que los datos fluyen a través de los procesos de una organización, reduciendo considerablemente el tiempo de elaboración de informes, capacitando a las personas y apoyando a los responsables de la toma de decisiones con información útil y a tiempo.

Por último, a largo plazo, la organización disfrutará de un círculo virtuoso en lo que respecta a las necesidades de información y reforzará la profundidad de su ERP y la cultura de recopilación de datos. Todas estas variables combinadas representan una ventaja competitiva en el mercado y pueden ayudar a estimular el crecimiento de la organización en más de un sentido.

Como señaló uno de nuestros usuarios de BI «ZAP BI es algo más que un informe; es una herramienta que proporciona a los usuarios de diferentes niveles información fácil y rápida para apoyar sus decisiones que benefician a las unidades de negocio. No hay necesidad de ser un gurú del BI, con ZAP puedes analizar tus datos desde diferentes puntos de vista de una manera amigable, y esto ayuda al negocio a ser proactivo en lugar de reactivo.» – Roberto Gamez – Gerente de TI, Red Ambiental.

By ZAP Latin America