3 Tips prácticos para un efectivo tablero de diseño e implementación BI
By Keyan Keihani
Podemos pasarnos años discutiendo el potencial psicológico, neurológico y empresarial abstracto que hay detrás del uso de los cuadros de mando como parte de nuestro software de inteligencia empresarial. Es literalmente interminable. Como gestores de productos, analistas y diseñadores, nos hemos enfrascado en páginas de erudición relacionadas con el esquema de colores, la disposición organizativa, el etiquetado y la portabilidad de nuestra información. Hemos debatido los méritos relativos de las 3D frente a las 2D, los sparklines, las desviaciones, y siempre parece que seguimos esforzándonos por mejorar continuamente el diseño y la aceptación del usuario. El volumen de trabajo dedicado al estudio de la ciencia de los cuadros de mando analíticos -presente y pasado- ha sido realmente tremendo y digno de aplauso desde todos los rincones de nuestra industria. Dicho todo esto, también ha sido tremendamente abrumador para muchos de nosotros que intentamos ir al grano y aumentar la usabilidad de la información visual que producimos. Los clientes y consultores con los que trabajamos necesitan saber cómo los cuadros de mando se traducen en un propósito empresarial palpable. Los tonos de naranja prácticamente indiscernibles de nuestros gráficos de barras o el tamaño de las medidas de nuestras tablas agregadas pueden mantenernos despiertos por la noche mientras damos vueltas para lograr la perfección visual, pero tenemos que aceptar claramente el hecho de que a nuestros usuarios empresariales no les importa tanto como a nosotros. Las organizaciones compran herramientas de inteligencia empresarial por los resultados que producen a partir de los datos. Por supuesto, el atractivo visual es muy bueno, pero nunca perdamos de vista el principio central de la implementación de BI con el fin de comprender mejor un negocio y tomar decisiones basadas en datos con más confianza. Por lo tanto, vamos a echar un vistazo muy holístico y práctico al diseño e implementación de los cuadros de mando.
Estos tres sencillos consejos no sólo comparan los beneficios de ciertos formatos visuales sobre otros, sino que también examinan el contexto empresarial que hay detrás de estas consideraciones. Empecemos por revisar algunas preguntas rudimentarias. ¿Qué es un cuadro de mando y por qué debemos preocuparnos por él? Seamos sencillos: un cuadro de mando es un grupo de recursos combinados en una pantalla visual unificada. Aporta gráficos, tablas, diagramas y KPI en un esfuerzo por hacer que los patrones sean muy obvios para los consumidores (y eventuales proveedores) de esta información. En el contexto del software de BI, un cuadro de mandos es el lienzo que contiene todos sus cuadros de mando, KPI, informes, etc. que se pueden utilizar. Básicamente, es la casa de todo su contenido empresarial pertinente. Según el preeminente experto en visualización y análisis de datos, Stephen Few, un cuadro de mando es una «muestra visual de la información más importante necesaria para alcanzar uno o más objetivos; consolidada y dispuesta en una sola pantalla para que la información pueda controlarse de un vistazo». El reto no es necesariamente construir los recursos a mostrar, sino diseñar y presentar estos recursos de forma eficaz y de manera que el procesamiento de la información sea rápido. Esto nos lleva a una especie de dicotomía general y significativa en el universo del BI. Una solución de BI tiene una serie de componentes interrelacionados, y si se quiere una solución de BI que tenga éxito y sea sostenible, todos estos componentes tienen que estar envueltos armoniosamente. En el back-end, hay que asegurarse de que los datos son precisos con una integridad inquebrantable, y en el front-end, hay que asegurarse de que los informes son eficaces para que los usuarios puedan utilizarlos realmente. Puede pasar años en su visualización y cuadros de mando, pero si la calidad de sus datos de BI es cuestionable, no serán aceptados. Del mismo modo, si sus datos son excelentes y fiables, pero tiene cuadros de mando ilegibles y oscuros, la gente desertará de la causa del BI. Evitar que esto ocurra no es algo que nadie pueda garantizar con descaro, pero hay algunas reglas cardinales a seguir para asegurar que sus cuadros de mando se conviertan en una parte indispensable de la cultura informativa de su organización. Estos consejos están pensados para ser utilizados en conjunto con las situaciones únicas e incomparables de su organización. Están pensados como sugerencias para el diseño de su cuadro de mando, no como verdades infalibles para su inimitable implementación de BI en su conjunto. Dicho esto, vamos a darles una vuelta:
1. Determine el objetivo del negocio y su audiencia.
Esto parece simple y casi dolorosamente obvio, pero se sorprendería de cuántas personas se olvidan de esto cuando producen sus tableros de control. Tenemos que entender fundamentalmente el negocio, lo que los usuarios están tratando de hacer y lo que están buscando. Al estar involucrado en la industria de BI durante la última década más o menos, he visto una técnica excepcionalmente fuerte detrás del marco de reforzar el objetivo del negocio: centrarse en los extremos del negocio. A los usuarios del contenido de BI les encanta centrarse en lo que está fallando o está a punto de fallar, O en lo que está funcionando realmente bien, para poder actuar inmediatamente. Por ejemplo, si usted tiene un negocio de venta al por menor, sacará las 10 tiendas de menor rendimiento y las 10 de mayor rendimiento. Puede aprender rápidamente de lo que funciona y de lo que NO funciona. Además, aunque los usuarios de BI en el sector minorista solicitarán un libro mayor típico con todas las contabilizaciones, normalmente también solicitan el importe del libro mayor contra el presupuesto, por lo que siempre se centran en lo que está dentro del presupuesto y lo que está fuera de él. Se trata de los extremos. La «zona» intermedia se resolverá por sí sola, pero a los usuarios les gusta mucho entender los puntos más amplios de sus escenarios empresariales. Otra variable importante dentro de esta categoría es determinar su público y la forma en que ingiere la información. Dependiendo del cargo/departamento (vicepresidente, nivel C, gerente, director de ventas, analista), la granularidad de los datos, las métricas y la interacción entre los informes individuales DEBE cambiar. Un público más variado y matizado también significa que el medio de consumo de datos cambiará: un vicepresidente de ventas puede consumir un cuadro de mando sólo en un PC mientras que un representante de ventas sobre el terreno sólo consumiría datos relevantes en un dispositivo móvil, por lo que es importante optimizar el diseño para numerosos formatos. Al preguntarse quién es la audiencia y cuál es el propósito de su uso, se puede construir con confianza las métricas, la interactividad, el diseño y el contenido.
2. Determine la forma más eficaz de comunicar sus datos.
Así que tiene todos sus datos organizados en un conjunto de análisis empaquetados en su herramienta de BI. Dado que hay mucho que considerar y mirar, ¿de qué manera los presenta a sus usuarios? Las tablas son estupendas cuando hay que buscar y comparar valores individuales, cuando las cifras son extremadamente precisas y hay que mostrar tanto los detalles como los totales, por lo que las agregaciones se desglosan desde la categoría hasta el nivel de detalle correspondiente. Los gráficos son especialmente útiles cuando no es necesario mirar o comparar valores individuales, sino cuando se trata de resaltar patrones, comprender características y discernir excepciones. O bien, puede necesitar una mezcla de estos dos formatos comunes de tablas y gráficos cuando necesita analizar y comparar valores individuales al tiempo que destaca patrones y características. Emparejar unas cuantas tablas con unos cuantos sparklines puede hacer que el análisis sea un poco más pronunciado para sus usuarios, ya que aporta una forma visual de informar sobre el historial en lugar de una tabla pivotante fija. Así, por ejemplo, para determinar la forma más eficaz de comunicar los datos, los gráficos de líneas son excelentes cuando se trata de mostrar una serie temporal, una desviación o una distribución, mientras que los gráficos de puntos y burbujas son especialmente útiles cuando se trata de demostrar la correlación.
Además, se pueden utilizar gráficos de barras verticales y horizontales para presentar una serie temporal, una clasificación, una desviación y una distribución. Son excelentes para comparar datos de un mismo grupo (por ejemplo, los 10 mejores usuarios, regiones, etc.). Los gráficos de barras verticales en muchas herramientas de BI contienen no sólo la barra estándar, sino también una línea horizontal en la parte superior de cada coche con el fin de mostrar los valores actuales contra un objetivo. Esto puede ser muy conveniente cuando se analizan los presupuestos de varios departamentos donde la barra principal es el valor monetario del año actual y la línea separada es la del año pasado.
Otros formatos de visualización eficaces pueden ser las nubes de palabras, los indicadores circulares y los pequeños múltiplos. Las nubes de palabras pueden utilizarse para estimular el análisis de textos. Por ejemplo, trabajo con un cliente que analiza minuciosamente los datos de las opiniones de los clientes de sus tiendas. Vimos esto en su base de datos, trajimos estos datos y empezamos a mostrarlos en una nube de palabras en su tablero. Literalmente, destaca los temas principales en lo que los usuarios quieren comunicar a la empresa cuando se trata de comentarios de sus tiendas. Una forma muy clara de conceptualizar una nube de palabras y ponerla en práctica.
Los indicadores circulares también son cruciales en el diseño eficaz de los cuadros de mando porque muestran porcentajes a los totales, la medida por excelencia de muchos análisis. También apela a sensibilidades más subliminales e intuitivas. El indicador se asemeja a un reloj con el tiempo, y la marca del 100% es la finalización del círculo. Siempre deben ir acompañados de objetivos, métricas de tiempo relativas y valores de referencia del sector para una mejor experiencia de comparación de datos.
Por último, puede mostrar pequeños múltiplos como una salida de datos útil para sus usuarios. Le permite crear múltiples gráficos con un conjunto de datos o «datos de grupo», produciendo efectivamente un método fácil de comparar varios sub-gráficos ya que todos están compartiendo la misma escala.
3. Diseñar el componente con claridad.
Por último, ¿qué es lo que hace que los cuadros de mando sean visualmente consumibles y permita a sus usuarios mirar sus análisis sin desarrollar una migraña? Podemos ahondar en la teoría espacial del diseño de una interfaz de usuario eficaz, pero vamos a dar un paso atrás y a concretar algunas reglas fundamentales. En primer lugar, si está diseñando tablas, todas las cifras deben estar alineadas a la derecha, mientras que todo el texto debe estar alineado a la izquierda, a menos que el texto mostrado sea más corto que la etiqueta de la columna y haya un conjunto de categorías discretas (por ejemplo, «sí» y «no»). Si tiene totales o agregados, puede ser útil hacerlos evidentes para que los usuarios no confundan los totales con otros conjuntos de datos o cualquier otra categoría dentro de sus columnas. Un simple etiquetado o una negrita lo conseguirán sin mucha complicación. Además, siempre debe enumerar cualquier suposición o nota que pueda ser relevante. Muchas soluciones avanzadas de inteligencia empresarial proporcionarán los miembros calculados a los usuarios para mostrar qué filtros y rebanadores se están aplicando. También puede insertar una descripción en el título para describir cómo se derivan los cálculos o cuáles son las suposiciones detrás de los datos.
Por último, debería considerar fuertemente la posibilidad de reducir la proporción de «datos por tinta», es decir, minimizar la cantidad de tinta utilizada para mostrar todo lo que no son datos (por ejemplo, líneas verticales). Si tiene una tabla estándar con datos alojados en cajas como parte de las columnas y filas, asegúrese de que hay un amplio espacio para respirar entre las líneas que componen las cajas de campo y los datos que espera mostrar. Si están apretados y desordenados, los ojos de los usuarios podrían distraerse con elementos visuales extraños. Puede aplicar un conjunto de directrices muy similares cuando se trata de los gráficos de sus cuadros de mando de BI. Puede parecer obvio, pero asegúrese de tener títulos de los ejes Y y X con unidades junto con una leyenda y un título claros.
Además, aunque la gente se deja llevar por los colores, en realidad están pensados para ayudar al análisis, no para hacer que el gráfico parezca elegante y oscurezca el mensaje para tus usuarios. Diseñadores, esto significa que deberíais ceñiros a un color basado en la métrica e intentar no utilizar un color verde para un gráfico de los 10 últimos. Además, considere la posibilidad de añadir algunas ayudas visuales a las tablas habituales para resaltar las excepciones o las tendencias de forma expeditiva. Básicamente, mezclar tablas con gráficos. Si se necesitan los datos subyacentes, utilice un conjunto de informes desglosados que puedan pasar de un gráfico a una tabla con los datos. El ejemplo siguiente muestra cómo hay una pista de color para mostrar el rendimiento de un determinado grupo de artículos. En este modelo híbrido, que a veces se denomina formato condicional de mapa de calor, hemos utilizado varias intensidades del mismo tono frente a diferentes colores para mostrar la distancia del grupo de artículos con respecto al objetivo. Las tendencias también se pueden ilustrar con sparklines y excepciones resaltadas. El objetivo es simplemente llamar la atención allí donde se necesita.
Así que una vez que hayas diseñado los componentes individuales del cuadro de mando, entonces es el momento de enmarcar toda la capa de presentación o el lienzo para que se utilice correctamente y en el verdadero sentido del propósito fundamental de un cuadro de mando. Una vez que se han introducido los gráficos y las tablas que representarán el cuadro de mando, yo recomendaría incluir un logotipo del proyecto o de la empresa para garantizar una clara atribución a una entidad sobre otra y crear un título del cuadro de mando que muestre los parámetros seleccionados o las restricciones predefinidas en la consulta.
Conclusión
No se puede subestimar la importancia de un cuadro de mando inteligente y eficaz, ni tampoco los beneficios que pueden aportar los cuadros de mando. Permiten a los usuarios de una organización supervisar rápidamente el rendimiento de la misma, medir las eficiencias e ineficiencias, generar informes que revelen nuevas tendencias, tomar decisiones empresariales más informadas con estrategias intradepartamentales alineadas e identificar rápidamente los valores atípicos y las correlaciones de los datos. La gran ventaja que sigo escuchando al crear y utilizar un cuadro de mando dinámico es el hecho de que se ahorra una enorme cantidad de tiempo en comparación con la ejecución de múltiples informes de forma fragmentada. Los cuadros de mando han sido diseñados para hacer inútil la exportación constante de informes singulares; tienes todos tus datos, análisis y KPIs delante de ti a la vez. Por último, y sólo para reiterar, los cuadros de mando (y la visualización de BI) deben ser eficaces por encima de todo. No se trata simplemente de lo que se ve bien – se trata de lo que es eficaz. Asegúrese de entender lo que los usuarios están tratando de hacer y lo que esperan obtener del uso de los cuadros de mando, trate de analizar las medidas de los extremos y constrúyalo a partir de eso. Tampoco subestimes la presentación posterior al entregar un cuadro de mando de BI. Es tan importante como un buen back-end, un modelo dimensional respetable y una calidad de datos hermética. Keyan Keihani es el director de SEO y marketing de contenidos de ZAP, donde se encarga de la producción de contenidos y de los esfuerzos de optimización in situ. Le gusta leer sobre el estado de la industria del BI y maravillarse con los poderes transformadores del BI dentro de las organizaciones. Cuando no está haciendo investigación de palabras clave, disfruta tocando la guitarra, animando a los Golden State Warriors o a los Oklahoma City Thunder, viendo Frasier y siendo una autoproclamada «persona de gatos».
